Encodage EAD pour la gestion de la réservation dans BAM (ComRAO)
2. Encodage EAD pour la réservation des documents originaux
2.2. Document conservé sur site distant
2.3. Communication soumise à justification
2.4. Documents gérés hors ComRAO
3. Encodage EAD pour la réservation des documents de substitution sur support
1. Introduction
Une partie des documents décrits dans le catalogue BnF Archives et manuscrits (BAM) est réservable en ligne depuis 2018. Ce service concerne les documents d'archives ou manuscrits conservés dans les départements situés sur les sites Richelieu, Arsenal et Opéra, c’est-à-dire : les départements des Arts du spectacle (ASP), des Manuscrits, des Monnaies, Médailles et antiques (MMS), de la Musique (MUS), la Bibliothèque de l'Arsenal (ARS). La réservation en ligne passe par l'application ComRAO et suit les mêmes principes que celle du Catalogue général : le lecteur clique sur le bouton Réserver du catalogue qui le renvoie vers son espace de réservation personnel Richelieu, Arsenal et Opéra.
Les paramétrages de BAM pour la gestion de la réservation en ligne (données bibliographiques, précisions et restrictions éventuelles) reposent sur les données EAD, qui sont envoyées par BAM à ComRAO.
La présente fiche décrit les consignes d'encodage en EAD pour la bonne gestion de la réservation des documents dans ComRAO. Pour chaque cas d'usage, une description générale est proposée et un lien vers un document de référence renvoie vers l'encodage complet illustré par des exemples. Ces consignes ne s'appliquent qu'aux départements mentionnés ci-dessus.
2. Encodage EAD pour la réservation des documents originaux
Par document original on entend le document décrit par le composant et dont la cote figure en <unitid type="cote">. Il peut s'agir de la reproduction d'un document original que la BnF ne possède pas.
2.1. Cas général
Un niveau de description réservable doit correspondre à l'unité matérielle qui sera prélevée en magasin (ex : un volume relié, une boîte etc.).
- pour les départements ARS, MMA, MSS, MUS, un niveau de description réservable dans un instrument de recherche est identifié par la présence d'un élément <unitid type="cote"> au plus bas niveau de l'arborescence (absence de <unitid type="cote"> dans les composants fils) ;
- pour le département ASP, un niveau de description réservable dans un instrument de recherche est identifié par la présence simultanée des éléments <c level="item"> et <unitid type="cote">.
Voir le document de référence pour les consignes d'encodage complètes (accès réservé à la BnF).
En l'absence d'autre précision, ces paramètres suffisent à gouverner l'apparition d'un bouton Réserver au niveau du composant. Aux niveaux supérieurs et inférieurs de l'arborescence de l'IR, le volet de réservation renvoie l'utilisateur vers un niveau inférieur ou supérieur.
Lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Réserver, il bascule sur son Espace personnel pour finaliser sa réservation. BAM envoie à ComRAO les informations contenues dans les éléments <unitid type="cote"> et <unittitle>, qui sont reportées sur le bulletin de communication.
Lorsqu’un document de substitution existe (présence d'un élément <dao> ou <altformavail> dans le composant courant ou dans un composant ancêtre), le document reste réservable, mais BAM envoie automatiquement la demande de réservation à ComRAO avec le statut "A justifier". L'utilisateur doit justifier sa demande pour finaliser sa réservation dans son Espace personnel. Celle-ci apparaît dans ComRAO avec le statut "A valider".
Des précisions ou des restrictions peuvent être apportées. Elles peuvent être saisies soit directement dans le composant concerné, soit dans un niveau supérieur si elles concernent tous les composants d'une branche (y compris au niveau <archdesc> si tous les documents du fonds sont concernés). L'héritage permet de reporter l'information sur tous les composants de la branche XML/EAD. Dans le cas où plusieurs restrictions s’appliqueraient (dans le composant ou par héritage), c’est toujours la plus contraignante qui est prise en compte.
2.2. Document conservé sur site distant
Lorsqu’un document est conservé sur site distant, il faut le préciser. Dans ce cas, lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Réserver, BAM envoie la demande de réservation à ComRAO avec la précision du site de conservation. Cela permet à ComRAO d'afficher au lecteur un calendrier tenant compte du délai nécessaire à la communication. Dans l'interface interne, cela permet à ComRAO d'afficher pour chaque demande le site et l'adresse de stockage.
Le site de conservation est indiqué à l'aide de l'élément <physloc> (Localisation physique) dont l'attribut TYPE a pour valeur "loc_site". L'adresse est indiquée à l'aide d'un second élément <physloc> dont l'attribut @type a pour valeur "loc_adresse". Ces données, confidentielles, ne seront pas visibles dans BAM. Les éléments additionnels <accessrestrict> (Conditions d'accès) dont l'attribut TYPE a pour valeur "distant" et <physloc> (Localisation physique) sans TYPE permettent de prévenir les utilisateurs de l'existence d'un délai de communication.
Voir le document de référence pour les consignes d'encodage complètes (accès réservé à la BnF).
2.3. Communication soumise à justification
Lorsqu’on souhaite qu'un document fasse l'objet d'une restriction de communication, on peut imposer à l'utilisateur de justifier sa demande. Dans ce cas, lorsqu'il clique sur le bouton Réserver, ComRAO lui demande de justifier sa demande pour finaliser sa réservation dans son Espace personnel. Celle-ci apparaît dans ComRAO avec le statut "A valider".
Cette précision est apportée à l'aide de l'élément <accessrestrict> (Conditions d'accès) dont l'attribut TYPE a pour valeur "justif". C'est la valeur de l'attribut TYPE et non le contenu de la balise qui est exploitée bien que celui-ci puisse être normalisé dans chaque département.
Voir le document de référence pour les consignes d'encodage complètes (accès réservé à la BnF).
N. B. : un paramètre additionnel prévoit que les demandes portant sur tous les documents de la Bibliothèque de l'Arsenal et les documents cotés "RESERVE" du département des Arts du spectacle, sont automatiquement envoyées à ComRAO avec un statut "A justifier">. Aucun encodage supplémentaire n'est nécessaire dans ce cas.
2.4. Documents gérés hors ComRAO
Si un document des départements utilisateurs de ComRAO ne doit pas être réservable via l'application, il est possible d'encoder la notice de façon à renvoyer le lecteur vers une autre procédure.
2.4.1. Renvoi vers une boîte mail générique (ou vers la banque de salle)
Lorsque la communication du document fait l'objet d'une procédure spécifique hors ComRAO (par exemple un fonds en cours de classement dont la communication nécessite un échange avec le chargé de collections), il est possible d'afficher un bouton Réserver qui renvoie l'utilisateur, non pas vers ComRAO, mais vers une adresse électronique générique définie par le département.
Cette précision est apportée à l'aide de l'élément <accessrestrict> (Conditions d'accès) dont l'attribut TYPE a pour valeur "exclu_XXX", la valeur "XXX" étant à choisir dans le référentiel en fonction des pratiques de chaque département. C'est la valeur de l'attribut TYPE et non le contenu de la balise qui est exploitée bien que celui-ci puisse être normalisé dans chaque département.
Voir le document de référence pour les consignes d'encodage complètes et pour la liste des cotes concernées (accès réservé à la BnF).
N. B. : un paramètre additionnel prévoit que pour un ensemble défini de documents du département des Arts du spectacle, l'utilisateur est automatiquement renvoyé vers l'adresse électronique générique du département.
N. B. : lorsque la consultation d'un document du département des Arts du spectacle se fait sous une forme numérisée dans le Système Audiovisuel, un paramètre additionnel prévoit que l'utilisateur est automatiquement renvoyé vers la banque de salle.
2.4.2. Documents non réservables
Il est possible d’empêcher la réservation directe d’un document par ComRAO, et de bloquer l’affichage dans BAM du bouton Réserver.
Cette précision est apportée à l'aide de l'élément <accessrestrict> (Conditions d'accès) dont l'attribut TYPE a pour valeur "incom". C'est la valeur de l'attribut TYPE et non le contenu de la balise qui est exploitée bien que celui-ci puisse être normalisé dans chaque département.
Voir le document de référence pour les consignes d'encodage complètes, (accès réservé à la BnF).
2.4.3. Documents non réservables dans Bnf Archives et manuscrits mais réservables dans le Catalogue général
Lorsque le document doit être réservé dans le Catalogue général, il est possible de ne pas afficher le bouton Réserver dans BAM.
Cette précision est apportée à l'aide de l'élément <accessrestrict> (Conditions d'accès) dont l'attribut TYPE a pour valeur "incom_XXX_bcg" : la valeur "XXX" étant à remplacer par le trigramme du département (obligatoire). L'élément <otherfindaid> (Autres instruments de recherche) permet d'afficher le lien vers la notice du Catalogue général. Voir également la fiche Description d'un même document dans BnF Archives et manuscrits et BnF Catalogue général.
Voir le document de référence pour les consignes d'encodage complètes (accès réservé à la BnF).
3. Encodage EAD pour la réservation des documents de substitution sur support
Les documents de substitution sur support (microfiches, microfilms, diapositives, etc.) sont également réservables dans ComRAO. Pour qu'un document de substitution soit réservable, il doit être encodé dans un élément <altformavail> (Document de substitution), dont l'attribut TYPE a pour valeur "mfiche", "mfilm" ou "photo". La cote du support destiné à la communication doit être encodée dans un sous-élément <num> (Numéro), dont l'attribut TYPE a pour valeur "cotesub_com". La cote de la matrice est, quant à elle, saisie dans un second élément <num> dont l'attribut TYPE a pour valeur "cotesub_matrice".
Un document de substitution encodé de cette façon est réservable sans autre condition (absence de condition sur la présence d’un élément <unitid type="cote"> et/ou <c level="item"> dans le même composant). Les restrictions de communication qui s’appliquent au document original et encodées en <accessrestrict> telles que définies dans la section précédente ne s’appliquent pas aux documents de substitution.
Si on souhaite mentionner l'existence d'un document de substitution sur support aux utilisateurs mais qu'on souhaite exclure celui-ci de la réservation dans ComRAO, on retire l'attribut type="cotesub_com" (cas d'un document de substitution pour lequel une autorisation est nécessaire).
Voir le document de référence pour les consignes d'encodage complètes (accès réservé à la BnF).