Traitement des collections privées
3.1. Cote du document en <unitid type="cote">
3.2. Organisme responsable de l’accès intellectuel au document en <repository>
3.3. Conditions d’accès au document original en <accessrestrict>
3.4. Information sur l’origine de la copie numérique en <daodesc>
1. Introduction
On entend par « collections privées », des documents ou des fonds détenus par des tiers, dont la BnF possède une copie numérique. Cette copie numérique peut avoir été réalisée dans le cadre d’un accord conclu avec le ou la propriétaire des documents originaux, ou encore dans le cadre de la procédure de délivrance des certificats de libre-circulation des biens culturels (art. L.212-29 du Code du Patrimoine).
Remarque : il est rappelé que toute numérisation réalisée dans ce cadre doit faire l’objet d’un acte juridique fixant les droits et devoirs des parties, ainsi que les droits d’accès et d’utilisation de la copie numérique.
Les collections privées sont à distinguer des « collections partenaires », qui désignent des documents ou des fonds détenus par des institutions partenaires et dont la BnF possède une copie numérique réalisée dans le cadre de projets de numérisation, de coopération Gallica, de projets Marque Blanche ou de Patrimoines partagés. Elles sont également à distinguer des fonds en dépôt à la BnF.
L’objet de la présente fiche est de donner des consignes de circuit et d’encodage pour ce type de collections.
2. Classement dans PiXML
Le dossier « Collections privées (hors dépôts) » de PiXML est réservé à cet usage (ID PiXML : 1938). Il n’est pas visible dans le bloc « Explorer les collections » de la page d’accueil de BnF Archives et Manuscrits, mais les instruments de recherche qu’il contient sont accessibles par leur ARK (une fois publiés), ou par rebond depuis Gallica. Ces instruments de recherche classés dans ce dossier sont par ailleurs exclus par défaut de la réservation en ligne.
Les instruments de recherche décrivant des documents ou fonds répondant à la définition de « collections privées » doivent donc être classés dans ce dossier et dans ses sous-dossiers (selon le département à l’origine du traitement).
3. Encodage en EAD
Les éléments listés ci-dessous font l’objet de consignes particulières. Le reste de l’encodage se fait comme à l’accoutumée, en prenant en compte d’éventuelles contraintes liées à la confidentialité de la description. Il est possible d’utiliser la valeur « internal » de l’attribut AUDIENCE pour éviter la publication de certaines balises.
3.1. Cote du document en <unitid type="cote">
Rappel : tout document doit être coté (présence d’un élément <unitid type="cote">) pour pouvoir être sélectionné dans le panier de numérisation de PiXML.
Attribuer une cote fictive au document lors du catalogage. Celle-ci est composée du trigramme du département responsable de la numérisation, suivi de « COLPRIV », et se termine par un numéro d’ordre. Des tirets séparent chaque segment. Chaque département gère sa propre numérotation. Une recherche dans l'index des cotes de PiXML ou de BAM permet de connaître l’état de l'attribution des cotes.
Exemple 1
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Affichage public |
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Cote : ARS-COLPRIV-1 |
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Encodage EAD |
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<unitid type="cote">ARS-COLPRIV-1</unitid> |
Si le document est coté dans son institution d'origine (ou dans la collection particulière) et que cette cote n’est pas confidentielle, l’indiquer dans un paragraphe <p> de l’élément <daodesc>.
3.2. Organisme responsable de l’accès intellectuel au document en <repository>
Indiquer dans l’élément <repository> le nom du collectionneur ou de l’institution détentrice du document (en <corpname>), si celui-ci/celle-ci souhaite voir son nom apparaître. Dans le cas inverse, saisir la mention : « Collection privée » en PCDATA.
Exemple 2
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Affichage public |
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Collection privée |
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Encodage EAD |
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<repository>Collection privée</repository> |
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Commentaires |
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La mention « Collection privée » (sans élément d’indexation) n’est pas mappée dans la notice Dublin Core de l’OAI. Seule la cote s’affiche donc dans la source de Gallica. |
3.3. Conditions d’accès au document original en <accessrestrict>
Indiquer dans l’élément <accessrestrict> que la BnF possède uniquement une copie numérique et que le document original ne peut être communiqué.
Exemple 3
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Affichage public |
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Conditions d'accès La Bibliothèque nationale de France ne conserve pas le document original, mais uniquement une copie numérique de celui-ci. Veuillez consulter l’exemplaire numérisé. |
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Encodage EAD |
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<accessrestrict> |
Il est possible d’utiliser cette balise pour renseigner le statut juridique du document et la nature de son propriétaire (« personne physique », « organisme privé », « propriétaire indéterminé ») dans l’élément <legalstatus>.
3.4. Information sur l’origine de la copie numérique en <daodesc>
Indiquer les circonstances ayant conduit à la numérisation du document dans un paragraphe <p> de l’élément <daodesc> contenu dans le <dao> signalant la copie numérique. Mentionner explicitement un cas de procédure de délivrance des certificats de libre-circulation des biens culturels de la façon suivante.
Exemple 4
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Affichage public |
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Documents de substitution Il existe une version numérisée de ce document. Numérisation effectuée à partir d'un document original : ARS-COLPRIV-1. |
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Encodage EAD |
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<altformavail type="num"> |
Pour les autres informations à saisir en <daodesc>, se reporter à la fiche Création et gestion d'une filière de numérisation depuis PiXML.
4. Exemple complet
Exemple 5 : MSS-COLPRIV-13 (voir la notice)
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Affichage public (BnF Archives et Manuscrits) |
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Cote : MSS-COLPRIV-13 Montesquieu, Réflexions sur le caractère de quelques princes et sur quelques événements de leur vie Vers 1734 Papier. 68 p. 248 x 178 mm. Documents en français. Collection particulière.
Conditions d'accès Document patrimonial. La Bibliothèque nationale de France ne conserve pas le document original, mais uniquement une copie numérique de celui-ci. Veuillez consulter l’exemplaire numérisé. Documents de substitution Il existe une version numérisée de ce document. Numérisation effectuée à partir d'un document original. Numérisation d'un manuscrit en main privée dans le cadre de la procédure de délivrance des certificats de libre-circulation des biens culturels (art. L.212-29 du Code du Patrimoine). |
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Encodage EAD |
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<archdesc level="item">
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Affichage Gallica |
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Titre : Montesquieu, Réflexions sur le caractère de quelques princes et sur quelques événements de leur vie Auteur : Montesquieu (1689-1755). Auteur du texte Date d'édition : 1734 Notice du catalogue : http://archivesetmanuscrits.bnf.fr/ark:/12148/cc977263 Type : manuscrit Langue : français Format : Papier. - 68 p. - 248 x 178 mm Description : Numérisation effectuée à partir d'un document original. Description : Numérisation d'un manuscrit en main privée dans le cadre de la procédure de délivrance des certificats de libre-circulation des biens culturels (art. L.212-29 du Code du Patrimoine). Description : Le manuscrit a été vendu chez Sotheby's France le 26 novembre 2013. Voir la description du manuscrit sur le site de Sotheby's. Droits : Consultable en ligne Identifiant : ark:/12148/btv1b525038671 Source : MSS-COLPRIV-13 Conservation numérique : Bibliothèque nationale de France Date de mise en ligne : 07/03/2014 |